Defenisi Manajemen Apotek

Apotek adalah suatu tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat (Keputusan Menkes RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002). 

Pengelolaan apotek sepenuhnya menjadi tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek, oleh karena itu Apoteker Pengelola Apotek, Ahli Madya Farmasi dan Asisten Apoteker harus memahami prinsip-prinsip bisnis dalam pengelolaan apotek yang berdasarkan kepada sistem manajemen.

Manajemen

Manajemen didefenisikan secara sederhana sebagai suatu usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain. 

Defenisi manajemen secara klasik adalah seni dan ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi dan pengawasan usaha manusia dan sumber-sumber untuk kebaikan umum dalam rangka kerja organisasi dan lingkungan ekonomi dari perusahaan (Anief, 2001).

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi karena tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit.

Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen yaitu:

1. Untuk mencapai tujuan

Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.

2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan sasaran dan kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, kreditur, pelanggan, konsumen, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.

3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas

Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas. Kekuasaan seorang manejer tergantung pada kemampuan membuat orang lain melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Fungsi-fungsi manajemen antara lain :

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan–tujuan organisasi serta penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Pada saat hendak mendirikan suatu apotek harus dimulai dengan perencanaan yang matang. Fungsi perencanaan ini merupakan dasar dari pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan. Tanpa perencanaan tidak akan dapat menyelenggarakan sesuatu dengan baik. Perencanaan yang baik harus berdasarkan atas fakta, bukan atas emosi maupun harapan yang hampa. Oleh karena itu, perencanaan yang baik harus dilengkapi dengan menyusun jadwal waktu dan pembiayaan (Anief, 2001).

Perencanaan dalam mendirikan suatu apotek meliputi :

· Pemilihan lokasi yang tepat

· Mengadakan studi kelayakan

· Merencanakan dan menyusun anggaran belanja / budget

· Memperhitungkan sumber modal dan return of investment (ROI)

2. Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi pengorganisasian (organizing) meliputi

• Penentuan sumber daya dan kegiatan–kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan.
• Pemberian tanggung jawab tertentu
• Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu struktur formal dimana pekerja ditetapkan.

3. Pelaksanaan (Actuating)

Pelaksanaan merupakan kemampuan seseorang pimpinan agar semua bagian atau unit dapat digerakkan. Sehingga bagian unit bekerja berusaha menuju kesasaran yang selaras dengan rencana yang telah ditentukan. Hal ini dapat tercapai dengan cara melakukan komunikasi, memberikan motivasi dan menetapkan disiplin karyawan. Untuk itu seorang apoteker sebagai menejer dapat mempertimbangkan dengan sebaik mungkin rangkaian komunikasi dan gabungan antara tenaga-tenaga yang melakukan kegiatan sehingga diketahui kelompok dan kepentingan serta motivasi selanjutnya untuk menampung pendapat, saran dan aspirasi.

4. Pengawasan (Controling)

Fungsi pengawasan (controling) adalah kemampuan pengawasan, pengecekan cara dan peralatan untuk menjamin semua sudah berjalan dengan memuaskan kearah tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang kemudian koreksi atau usaha perbaikan selanjutnya. Termasuk juga kemampuan mengukur dan mengoreksi bahwa terhadap prestasi kegiatannya untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

Berdasarkan deskripsi pekerjaan (job discription) Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan Ahli Madya mempunyai tugas (fungsi) dan wewenang (tanggung jawab) sebagai berikut :

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) – Apoteker

a) Tugas dan fungsi Apoteker

• Membuat visi dan misi.
• Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja.
• Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Standart Prosedur Operasional) pada setiap fungsi kegiatan di apotek.
• Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO (Standart Prosedur Operasional) dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek.

b) Wewenang dan tanggung jawab Apoteker.

• Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan.
• Menentukan sistem atau peraturan yang akan digunakan.
• Mengawasi pelaksanaan SPO (Standart Prosedur Operasional) dan program kerja.
• Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh.

2. D-III Ahli Madya Farmasi/Asisten Apoteker

a). Tugas dan fungsi Asisten Apoteker.

· Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan.

· Melayani konsumen dengan ramah, santun.

· Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen. 

· Pekerjaan kefarmasian (mengerjakan resep dan menggerus obat).

b). Wewenang dan tanggung jawab Asisten Apoteker :

· Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat di fungsi penjualan.

· Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen.

· Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan.

· Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang dan rusak.